Wie geht es Ihnen in Ihrer Ausübung als Gutachter und Sachverständiger? Gerade von Soloselbstständigen und kleineren Gutachter-Büros hören wir immer wieder, dass die Diversität an Aufgaben häufig kaum in einem Arbeitsalltag unterzubringen ist. Deshalb haben wir heute einige wertvolle Tipps für Sie, wie Sie sich die Arbeit vereinfachen und Ihren Erfolg vergrößern können!
Alles gleichzeitig und alles alleine erledigen. Kann das gutgehen?
Ob es die Kundenakquise, der Vertrieb, das Marketing, die Auftragsbearbeitung, die Terminwahrnehmung, die Abrechnung oder die Buchhaltung ist: Von Gutachtern und Sachverständigen wird häufig erwartet, alles unter einen Hut zu bekommen.
Doch das kann auf Dauer richtig zermürbend und überfordernd sein. Vor allem, wenn das Leben noch weitere Aufgaben bereithält – zum Beispiel Familie, Haus, Ehrenamt oder andere Herausforderungen.
Diese fünf Felder helfen dabei, Prozesse zu optimieren. Insgesamt lässt sich so Zeit sparen und die Effizienz erhöhen:
- Selbstanalyse: Welche Hebel kann ich betätigen?
- Verluste erkennen: Welche Fehler lassen sich vermeiden?
- Potenziale priorisieren: Wie schöpfe ich aus den Vollen?
- Strukturen schaffen: Wie bringe ich mehr Ordnung ins System?
- Aufgaben delegieren: Was können andere übernehmen?
Schauen wir uns diese fünf Felder einmal genauer an. Denn gerade Einzelunternehmern können sie dabei helfen, den Arbeitsalltag zu erleichtern, Prozesse zu optimieren und so insgesamt effizienter zu arbeiten.
- Selbstanalyse: Welche Hebel kann ich betätigen?
An welchen Stellen und bei welchen Aufgaben „verlieren“ Sie besonders viel Zeit? Wo genau haben Sie das Gefühl, eine Aufgabe würde zum Zeitfresser? Und könnte es sein, dass Sie durch smarte Hebel hier optimieren können? Es gibt mittlerweile wirklich gerne genutzte Tools, die bei diversen Aufgaben und der Organisation von Abläufen unterstützen. Das Beste: Sie können ganz kostenlos und selbst ergründen, an welchen Stellen es hapert und wie Sie hier einen praktischen Hebel installieren können. Machen Sie jetzt den Selbsttest unter kmu-kompetenzen.com. Hier können Sie einen automatisierten EPU-Self-Check durchführen, der Ihnen individuelle Empfehlungen gibt. Probieren Sie es aus!
- Verluste erkennen: Welche Fehler lassen sich vermeiden?
Schauen Sie genau hin: Was läuft suboptimal? Wo hakt s im System? Wo tapsen Sie im eigenen Unternehmen immer wieder in dieselbe Falle? Seien Sie aufmerksam für Ihr eigenes Handeln und reflektieren Sie. Hierfür empfehlen wir das „Prozess Mapping“. Dabei handelt es sich um eine professionelle Methode, um Abläufe, Schleifen oder Fehlerquellen ganz einfach zu identifizieren. Im Anschluss daran werden passgenau Ideen generiert, die wiederum dabei helfen, Prozesse zu verbessern und Standards festzulegen.
- Potenziale priorisieren: Wie schöpfe ich aus den Vollen?
Es macht Sinn, zu schauen, welche Aufgaben schnell von der Hand gehen und gleichzeitig lukrativ sind – und wiederum zu schauen, welche Aufgaben einen Einzelunternehmer lange beschäftigen, ohne viel zu erwirtschaften. Das Ganze fällt unter den Begriff „Strukturierte Aufgabenanalyse“. Ziel sollte es sein, mit 20 % des Aufwandes rund 80 % des Umsatzes zu generieren. Das ist das sogenannte „Pareto-Prinzip“. Wenn ein höherer Teil an Aufgaben in der Wertschöpfungskette liegt, der nicht zum Umsatz beiträgt, wirds nach hinten raus eng. Das sollte im Bestfall optimiert werden.
- Strukturen schaffen: Wie bringe ich mehr Ordnung ins System?
Eine gut geordnete Organisation ist das A und O bei einem lukrativ laufenden Unternehmen. Nur so haben Sie vollen Überblick und vor allem die volle Kontrolle über Ihre To-dos und Ihr Zeitmanagement. Doch die große Frage ist immer wieder: Wie entwickle ich eigentlich eine zuverlässige Organisation, die führt und gleichzeitig Flexibilität zulässt? Denn auch wenn Organisation erst einmal nach festen Abläufen und Vorgaben klingt, so soll sie doch eigentlich dazu dienen, größtenteils flexibel bleiben zu können. Das ist gerade für Einzelunternehmen wichtig. Es lohnt sich also, sich über verschiedene Methoden weiterführend zu informieren und zu prüfen, welche für einen selbst geeignet ist.
- Aufgaben delegieren: Was können andere übernehmen?
Zu guter Letzt ist das Delegieren von Aufgaben der ultimative Schlüssel für mehr Erfolg im eigenen Tun. Viele Einzelunternehmer schrecken davor zurück – häufig, weil sie der Meinung sind, sie selbst könnten es am besten und seien unersetzbar, zum anderen, weil sie das Geld nicht investieren wollen. Doch beides sollte man kritisch hinterfragen: Möglicherweise finden Sie Kollegen aus der Branche, die Aufgaben für Sie abnehmen können. Es gibt darüber hinaus auch Assistenz-Büros, die beispielsweise die Telefon-Annahme für Sie erledigen, sodass Sie hier Zeit und Ablenkungsfaktoren einsparen. Darüber hinaus sollten Sie auch den aktuellen Software-Markt checken, die viele Angebote an digitaler Assistenz bieten. Was das Budget angeht: Werden Sie mutiger und nehmen Sie das Geld in die Hand. Sie werden sehen: Den Freiraum, welchen Sie sich damit schaffen, können Sie wiederum lukrativ gestalten, sodass Sie selbst mehr einnehmen, als Sie ausgeben. Und noch viel wichtiger: So finden Sie mehr Spielraum, Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln.
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